メールユーザーガイド
自動応答の設定
休暇に入る予定があり、しばらくの間メールをチェックできない場合、アドレスにメールを送信した送信者に対して、自動的に休暇通知が送信されるように設定しておくことができます。 これは自動応答とも呼ばれる、自動応答機能を使用して行います。 休暇通知以外に、組織では自動応答を使用して、オーダーや技術サポートの受領と、これらの迅速な処理を顧客に通知することができます。 自動応答には、プレーンテキストまたはHTML形式で事前に作成されたメッセージを含めること、また添付ファイルを含めることもできます。
メールボックスの自動応答を設定するには、以下を実行します。
- ホームページで［ツール］グループの［自動応答］をクリックします。
- 自動応答にファイルを添付する予定がない場合は、手順3に進みます。自動応答にファイルを添付するには、以下を実行します。
- ［ツール］グループの［添付ファイル］をクリックします。
- ［参照］をクリックしてファイルを探し、選択した後［ファイル送信］をクリックします。
ファイルが添付ファイル保存に追加され、このファイルを別の複数の自動応答に追加できるようになります。
- 終了したら［上へ］をクリックし、次の手順に進みます。
- ［ツール］グループの［新しい自動応答の追加］をクリックします。
- 自動応答を設定します。
- ［自動応答名］ボックスに、この自動応答の名前を入力します。
例えば、休暇通知などです。
- 不在の間、受信メールを別のメールアドレスに転送する場合、［受信メールの転送先アドレス］ボックスにメールアドレスを指定します。
- 受信するメールメッセージへの応答に、この自動応答を送信する場合は、［状態］グループで［常に返信する］オプションを選択した状態にします。 メッセージテキストまたは件名行に特定の語句を含むメールメッセージにのみ自動的に応答する場合は、適切なオプションを選択し、入力ボックスに語句の組み合わせを入力します。
- デフォルトでは受信メールの件名が自動応答で送信するメッセージの件名に挿入されます。 カスタムの件名を使用するには、［返信の件名］入力ボックスにカスタム件名を入力します。
- こちらから送信されたメッセージが自動応答であると相手側が想定できないため、相手側が自動応答に対して返答する場合があります。 このため、［返信先アドレス］として自分のメールアドレスを指定する必要があります。
- 自動応答メッセージの形式（平文テキストまたはHTMLメール）と、文字のエンコード方式（UTF-8を推奨）を指定します。 HTML自動応答メッセージにHTMLタグを使用する場合、［HTMLメール］オプションを選択します。
- ［返信テキスト］フィールドにメッセージを入力します。
- 必要に応じて、ファイルを添付します。 この場合、［新しい添付ファイルの追加］ボタンをクリックし、以前に添付保存にアップロードしていたファイルに対応するチェックボックスを選択し、［OK］をクリックします。 添付ファイルを自動応答から削除するには、該当するチェックボックスを選択して［選択対象を削除］をクリックします。
- 同じメールアドレスへの1日あたりの自動応答の数を制限するには、［制限］内の各入力ボックスに上限数を入力します。
デフォルトでは同じメールアドレスに対する応答として10回/日の上限が設定されています。
- メールサーバの負荷を減らすために、自動応答が記憶する固有のアドレスの数を制限できます。 それには、［保存］ボックスに上限数を入力します。
- ［自動応答名］ボックスに、この自動応答の名前を入力します。
- ［OK］をクリックします。
- ［ツール］グループの［スイッチオン］をクリックします。
